Εκθέματα και μεταφορά εκθεμάτων - Γιάννης Κριτσωτάκις

22 Ιουνίου 2022

Εκθέµατα (Exhibits) είναι τα προϊόντα, που µε βάση τους όρους συµµετοχής, πληρούν τις προϋποθέσεις για να προβληθούν στην έκθεση.

Τα εκθέµατα αποτελούν τον αποφασιστικό φορέα µετάδοσης του µηνύµατος στο σταντ, γι’ αυτό και τα ερωτήµατα που οφείλουν να σας απασχολήσουν κατά την προετοιµασία τους είναι:

✓ Πρέπει να προβληθούν όλα σας τα προϊόντα ή πρέπει να γίνει επιλογή;

✓ Ποια πρέπει οπωσδήποτε να παρουσιαστούν και γιατί;

✓ Ποιες είναι οι δυνατότητες παραγωγής σε συνάρτηση µε την εξέλιξη του κόστους;

✓ Σε ποια φάση του κύκλου ζωής τους (Product life cycle) βρίσκονται τα προϊόντα που θέλετε να εκθέσετε;

 ✓ Ποια από τα προϊόντα σας θεωρείτε ηγετικά, τα οποία θα επιδράσουν καθ’ έλξη επί των άλλων;

✓ Ανταποκρίνεται το ντιζάιν, το χρώµα, η συσκευασία, τα µεγέθη κ.λπ. στις απαιτήσεις των αναµενόµενων επισκεπτών ή πρέπει να γίνουν προσαρµογές; Αν ναι, είναι τεχνικά και χρονικά εφικτές και πόσο κοστίζουν; 

Κατά την επιλογή των εκθεµάτων πρέπει να ισχύσουν οι παρακάτω αρχές:

➢ Λάβετε σοβαρά υπόψη τα προϊόντα των ανταγωνιστών και τις κατά καιρούς παρατηρήσεις της πελατείας σας

➢ Επιλέξτε τα προϊόντα µε κριτήρια την εµφάνιση, την ποιότητα και τη συσκευασία

➢ Συνοδεύσατε τα νέα ή και τα ηγετικά σας προϊόντα µε τα επιτυχηµένα «κλασικά σας όπλα»

➢ Αποκλείστε την επιρροή των συναισθηµάτων σας στην επιλογή των προϊόντων, αφού σωστά επιλεγµένο έκθεµα είναι µόνο αυτό που µπορεί να πουληθεί.

Στο ερώτηµα «πόσα εκθέµατα πρέπει να αποσταλούν;» την απάντηση δίνουν το µέγεθος του σταντ, οι απαιτήσεις τους σε χώρο και οι εκδηλώσεις (shows, προσφορές κ.λπ.) που προβλέπονται κατά τη λειτουργία.

Η µεταφορά εκθεµάτων, διακοσµητικών και λοιπών στοιχείων είναι εργασία, που χωρίς δυσκολία µπορεί να διεκπεραιώσει οποιαδήποτε σοβαρή µεταφορική εταιρεία. Για τον εκθέτη όµως, η µεταφορά αποτελεί κοµµάτι της οργάνωσης, που πρέπει να τύχει ειδικής φροντίδας. Γιατί ένα είναι βέβαιο: Έκθεση χωρίς εκθέµατα δεν γίνεται!

Για τις εκθέσεις του εξωτερικού η µη τήρηση των όρων που αναφέρονται στον Κανονισµό της έκθεσης (πιστοποιητικά προέλευσης, θεωρήσεις τιµολογίων, ρήτρες κ.λπ.), η πληµµελής συµπλήρωση των δικαιολογητικών, η υποτίµηση της χρονοβόρας διαδικασίας εκτελωνισµού για τις εκθέσεις εξωτερικού που υπόκεινται σε ανάλογη διαδικασία, η µη πρόβλεψη του λεγόµενου «σιδηρού χρόνου» ασφαλείας (απεργίες, στάσεις εργασίας, καθυστέρηση άφιξης κ.λπ.) συχνά γίνονται πρόξενοι εκπρόθεσµης άφιξης µε ό,τι αυτή συνεπάγεται… Προκειµένου να αποφευχθούν προβλήµατα, που δυστυχώς χρονικά είναι µη αντιµετωπίσιµα, πρέπει έγκαιρα να αποφασιστούν:

 ✓ Ποιός ο ενδεικνυόµενος τρόπος µεταφοράς (αεροπλάνο, πλοίο, φορτηγό, ψυγείο κ.λπ.) ανάλογα πάντοτε µε την ποσότητα και τον όγκο;

✓ Τί υλικά συσκευασίας/αποσυσκευασίας και επανασυσκευασίας χρειάζονται;

✓ Ποιά φορτωτικά/τελωνειακά έγγραφα απαιτούνται;

✓ Πού θα αποθηκευτούν τα πλεονάζοντα εκθέµατα και τα υλικά επανασυσκευασίας; κ.ο.κ.

Για την αποφυγή δυσάρεστων εκπλήξεων απαραίτητη είναι:

α) Η µελέτη των τελωνειακών διατυπώσεων εισαγωγής στην χώρα προορισµού  (Customs Regulations. 

β) Η σχολαστική προετοιµασία των δικαιολογητικών που πρέπει να συνοδεύουν τα εκθέµατα (τελωνειακά έγγραφα, πιστοποιητικά, προτιµολόγια κ.λπ.) όπως: ✓ Προτιµολόγιο (προφόρµα) στο οποίο να αναφέρονται: • Η πλήρης εµπορευµατολογική περιγραφή των ειδών (σύνθεση και λοιπά στοιχεία) και η αξία τους • Ο κωδικός της δασµολογικής τους κατάταξης κατά κατηγορία για τις εκτός Ε.Ε. χώρες • Ο σκοπός εξαγωγής • Τα βοηθητικά υλικά και λοιπά στοιχεία που συνοδεύουν τα εµπορεύµατα αναλυτικά και σε αξία ✓ Εξασφάλιση των απαιτούµενων πιστοποιητικών υγειονοµικού ελέγχου εκεί όπου είναι απαραίτητο ✓ Κιβωτολόγιο (packing list) Περιγραφή ειδών, ποσότητας, βάρος, διαστάσεις κιβωτίων ✓ ∆ιασφαλιστικά στοιχεία ταυτότητας που πρέπει να φέρουν τα εµπορεύµατα (π.χ. ένδειξη made in Greece).

γ) Η άψογη συσκευασία και σωστή ξενόγλωσση σήµανση των κιβωτίων µε τα στοιχεία της έκθεσης και του εκθέτη.

Δρ. Γιάννης Κριτσωτάκις

Aπό το βιβλίο «Εμπορικές Εκθέσεις, ο δρόμος για την επιτυχία» Εκδόσεις ΣXHMA & XPΩMA.

Ο κ. Κριτσωτάκις είναι Διδάκτωρ του Οικονομικού Πανεπιστημίου της Βιέννης με εξειδίκευση στο Marketing Εξαγωγών και την επικοινωνία. Επίσης, είναι πρώην Διευθυντής στο Ινστιτούτο Εξαγωγών και Καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης. Διαθέτει μακροχρόνια διδακτική εμπειρία στην εκπαίδευση στελεχών επιχειρήσεων και ένα πλούσιο συγγραφικό έργο.