Προετοιμασία συμμετοχής σε έκθεση - Γιάννης Κριτσωτάκις

6 Απριλίου 2022

Η προετοιµασία της συµµετοχής προϋποθέτει την εκπόνηση συγκεκριµένου χρονοδιαγράµµατος (Time Table), την ευθύνη του οποίου έχει ο ∆ιευθυντής του σταντ. Αυτό περιλαµβάνει όλες τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν µε δεσµευτικές πάντοτε ηµεροµηνίες από τη δήλωση της συµµετοχής µέχρι και τα εγκαίνια της έκθεσης.

Εκτός από την επικοινωνία µε τον Οργανωτή, το χρονοδιάγραµµα οφείλει να περιλαµβάνει:

α) Όλα όσα πρέπει να γίνουν κατά τη φάση της προετοιµασίας προς τα έσω και προς τα έξω, όπου στις προς τα έσω ενέργειες καταγράφονται τα εκθέµατα, το σταντ, το προωθη[1]τικό υλικό, η µεταφορά κ.ο.κ., στις δε προς τα έξω, οι ενέργειες προβολής της συµµετοχής και

β) Το µετά τη λήξη διάστηµα, κατά το οποίο γίνεται η διεκπεραίωση των υποχρεώσεων από την αποξήλωση του σταντ, την επιστροφή των εκθεµάτων µέχρι και την αναχώρηση του προσωπικού.

Τηρήστε µε ακρίβεια το χρονοδιάγραµµά σας. Η γνωστή στις Εκθέσεις και όχι µόνο αγγλική έκφραση deadline (you cross the line-you are dead) που σε ελεύθερη µετάφραση σηµαίνει «παραβίασες το χρόνο-είσαι νεκρός» υπογραµµίζει κατά τον καλύτερο τρόπο τη σηµασία της τήρησης των ηµεροµηνιών που θέτει ο οργανωτής, αλλά και εσείς στον εαυτό σας.

Με την προϋπόθεση ότι έχει οριστεί το προσωπικό, έχει γίνει η περιγραφή των καθηκόντων του και έχει καταρτιστεί το χρονοδιάγραµµα δράσης, αρχίζει η διαδικασία οργάνωσης, κατά την οποία γίνονται παράλληλα µια σειρά από ενέργειες οι περισσότερες από τις οποίες συνδέονται στενά µεταξύ τους.

Η διαδικασία οργάνωσης είναι αρκετά επίπονη, µε την έννοια ότι το µόνο που επιτρέπεται είναι το µηδενικό λάθος(!), αλλά και περίπλοκη, αφού όλες οι ενέργειες διαπλέκονται µεταξύ τους. Η διαδικασία ξεκινά µε το κλείσιµο του χώρου και φτάνει µέχρι την ώρα των εγκαινίων. Ειδικότερα:

Επικοινωνία με τον Οργανωτή

Η ηµεροµηνία λήψης της απόφασης για συµµετοχή συµπίπτει µε την ηµεροµηνία έναρξης της διαδικασίας οργάνωσης µε πρώτη και καλύτερη ενέργεια την απόκτηση του Κανονισµού, από τον οποίο προκύπτουν οι όροι συµµετοχής (conditions of participation) και του επίσηµου καταλόγου (official catalogue) της προηγούµενης διοργάνωσης για την άντληση πληροφοριών σχετικά µε τους εκθέτες/ανταγωνιστές, ενέργεια που επιτυγχάνεται και µε τη χρήση του ∆ιαδικτύου.

Ο κανονισµός δίνει απάντηση σε όλα τα ερωτήµατα που έχουν σχέση µε την οργάνωση και το κυριότερο, καθορίζει λεπτοµερώς τις κρίσιµες ηµεροµηνίες (final dates for submission of your orders) που πρέπει να γίνει κάθε ενέργεια.

Αµέσως µετά την µελέτη του Κανονισµού, καταρτίζεται το πρόγραµµα επικοινωνίας µε τον Οργανωτή, ώστε µέσα στα αυστηρά χρονικά περιθώρια που προβλέπονται να γίνει η συµπλήρωση και η αποστολή των διαφόρων εντύπων (forms), µεταξύ των οποίων το κυριότερο είναι η δήλωση συµµετοχής για εξασφάλιση χώρου (application for stand space) για την οποία, όπως άλλωστε και για όλες τις ενέργειες, υπάρχει περιοριστική ηµεροµηνία (final date of application).

Η αποδοχή της δήλωσης συµµετοχής συνεπάγεται αυτόµατα την έναρξη της διαδικασίας, η οποία προϋποθέτει την άνευ όρων αποδοχή και των όρων συµµετοχής (recognition of the conditions for the Exhibition). Στη σχέση του µε το φορέα οργάνωσης, ο εκθέτης οφείλει να επιµεληθεί τα εντύπα (forms) που τον ενδιαφέρουν, τα οποία κατά κατηγορία έχουν ως εξής:

• Κατασκευή στάντ (Stand Construction regulations)
• Τεχνικός εξοπλισµός (Technical Equipment)
• Επικοινωνία (Communication)
• Αποκοµιδή & καθαριότητα (Waste Management and Cleaning)
• Υπηρεσίες Mεταφορών (Forwarding Services
• Κάρτες προσωπικού (Exhibitor’s Passes)
• ∆ιάφορες υπηρεσίες (Other Services) π.χ. φύλαξη σταντ, βοηθητικό προσωπικό, εισιτήρια, δωµάτια, catering, άνθη κ.λπ.
• Υπηρεσίες Μάρκετινγκ (Marketing Service) π.χ. κατάλογος, διαφήµιση κ.λπ.
• Υπηρεσίες καταλόγου/Internet (Catalogue/Internet Service)
• Υπηρεσίες Τύπου (Press Service)
• Μεταφορά/∆ασµοί (Freight carriers and customs)

Δρ. Γιάννης Κριτσωτάκις

Aπό το βιβλίο «Εμπορικές Εκθέσεις, ο δρόμος για την επιτυχία» Εκδόσεις ΣXHMA & XPΩMA.

Ο κ. Κριτσωτάκις είναι Διδάκτωρ του Οικονομικού Πανεπιστημίου της Βιέννης με εξειδίκευση στο Marketing Εξαγωγών και την επικοινωνία. Επίσης, είναι πρώην Διευθυντής στο Ινστιτούτο Εξαγωγών και Καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης. Διαθέτει μακροχρόνια διδακτική εμπειρία στην εκπαίδευση στελεχών επιχειρήσεων και ένα πλούσιο συγγραφικό έργο.